home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ The Business Master (4th Edition) / The Business Master - 4th Edition.iso / files / wordmisc / pcindx11 / pcindx.exe / SAMPLE1.DOC < prev    next >
Text File  |  1990-08-05  |  11KB  |  235 lines
  1.    
  2.  
  3.  
  4.  
  5.                        PROCESSING MULTIPLE FILES TOGETHER
  6.  
  7.      PC-INDEX has the ability to process a group of files together and
  8.      create just one index for all of them.  This feature should be very
  9.      useful for writers that put chapters into separate files and for
  10.      attorneys that have a number of depositions or trial transcripts
  11.      relating to the same case.
  12.  
  13.      The process to create an index for multiple files is the same for
  14.      single words and phrases.  For an example we will work through a 
  15.      single word index.
  16.  
  17.      To begin select Extract Single Words from the File menu.  There are
  18.      three sample files supplied with PC-INDEX for the sole purpose of
  19.      demonstrating Multi-File Processing.  They are SAMPLE1.DOC,
  20.      SAMPLE2.DOC, and SAMPLE3.DOC.  These sample files are ASCII files so
  21.      select ASCII from the Document menu.
  22.  
  23.      PC-INDEX examines the Input File Name to see if any wildcard
  24.      characters  ('*' or '?') are used.  If a wildcard character is used
  25.      anywhere in the filename, PC-INDEX will check to see if there are any
  26.      matching files.  If there are matching files, PC-INDEX will get all of
  27.      the filenames that match, sort them, and display them.
  28.  
  29.      For our example, enter SAMPLE*.DOC as the input filename and
  30.      SAMPLE.SRT as the output filename.  When the files are processed
  31.      together, all of the output is placed into one file.
  32.  
  33.      These files are all ASCII files and they were all created using 60
  34.      lines per page.  Enter 60 as the Page Size and leave the other
  35.      settings as they are.  
  36.  
  37.      If you need to skip over the first few pages of a document and enter a
  38.      number for Start Indexing on Page, then those pages will only be
  39.      skipped for the first document.  All other documents will begin
  40.      processing on page one.
  41.  
  42.      The completed screen should look something like this:
  43.  
  44.      +---------------------------------------------------------------+
  45.      |                                                               |
  46.      |  Input File Name:   (Name of Document to process)             |
  47.      |  SAMPLE*.DOC                                                  |
  48.      |                                                               |
  49.      |  Output File Name:                                            |
  50.      |  SAMPLE.SRT                                                   |
  51.      |                                                               |
  52.      |  Page Size  Start Indexing on Page    First Page Number to use|
  53.      |     60               1                            1           |
  54.      +---------------------------------------------------------------+
  55.  
  56.      Press F10 when you have completed this screen.
  57.  
  58.  
  59.                                 1
  60.  
  61.  
  62.  
  63.  
  64.      The next screen you see will be the Multi-File Processing screen.  If
  65.      you don't see this screen then you have done something wrong.
  66.  
  67.      The first entry is for a Wildcard Description Filename.  This file is
  68.      where PC-INDEX will store the information it needs to complete a
  69.      multi-file index.  For this example we'll call it SAMPLE.
  70.  
  71.      The next entry is for the type of prefix you want (if any).  A prefix
  72.      is a string that will be placed in front of the page numbers to
  73.      indicate what file or chapter the word or phrase occurred in.  
  74.  
  75.      There are three ways to set the prefix.  Use Filename for Prefix, Use
  76.      Prefix String, and No Prefix.
  77.  
  78.      1)  Use Filename for Prefix will use all or part of the filename as a
  79.      prefix.  For example, if you use the filename for a prefix your index
  80.      entries may look like the following:
  81.  
  82.      absolute SAMPLE1.23-SAMPLE1.57, SAMPLE2.14, SAMPLE2.20,
  83.        SAMPLE3.92
  84.  
  85.      To select the Use Filename for Prefix option position the cursor in
  86.      front of that option and press the spacebar.  The cursor will move to
  87.      the right in an area with hyphens and a period.  There is one hyphen
  88.      for each character available in a filename.  To use any position in
  89.      the filename for a prefix you must place an asterisk '*' in that
  90.      position.  For example, with the files that we have selected (SAMPLE1,
  91.      SAMPLE2, and SAMPLE3), here are some examples along with the prefixes
  92.      that would result:
  93.  
  94.        Filename                Resulting Prefixes
  95.        Entries                 
  96.      *******-.---   SAMPLE1        SAMPLE2        SAMPLE3
  97.      ***-----.---   SAM            SAM            SAM
  98.      ************   SAMPLE1.DOC    SAMPLE2.DOC    SAMPLE3.DOC
  99.      ***---*-.---   SAM1           SAM2           SAM3
  100.  
  101.      There is quite a bit of flexibility here.  You need to keep in mind
  102.      that the filenames will be sorted in alphabetical order and they will
  103.      also be processed in that order.
  104.  
  105.      2)  Use Prefix String will allow you to enter one string and that
  106.      string will be used as the prefix for all files.  Later you will have
  107.      a chance to edit the prefixes so that each file will have a unique
  108.      prefix.
  109.  
  110.      3)  Use No Prefix will list only the page numbers by themselves.
  111.  
  112.      For this example select the Use Filename for Prefix entry and place an
  113.      asterisk over the first seven hyphens.
  114.      The next section of the screen asks you for a few more pieces of
  115.  
  116.  
  117.                                 2
  118.  
  119.  
  120.  
  121.      information.  The first one is the character to separate the prefix
  122.      from the page number.  This character can be any character you wish to
  123.      use, but you must use a character (even if it is a space).  This
  124.      character separates the prefix from the page numbers and will help
  125.      increase the readability of your index.
  126.  
  127.      For this example leave this entry as it is.
  128.  
  129.      Next you are asked whether or not you want to start each chapter with
  130.      page one.  This option gives you the ability to control whether you
  131.      want the page numbers to be contiguous (keep on going from 1) or to
  132.      start each file or chapter with page 1.
  133.  
  134.      For this example select Y.  We want to begin numbering each chapter
  135.      with one.
  136.  
  137.      The completed screen should look something like this:
  138.  
  139.      +----  Multi- File Processing  --------------------------------+
  140.      |                                                              |
  141.      |  Wildcard Description Filename                               |
  142.      |  SAMPLE                                                      |
  143.      |                                                              |
  144.      |                                                              |
  145.      |          Prefix String                                       |
  146.      |       +-------------------------------------------------+    |
  147.      |       | X  Use Filename for Prefix:    *******-.---     |    |
  148.      |       |                                                 |    |
  149.      |       |    Use Prefix String:                           |    |
  150.      |       |                                                 |    |
  151.      |       |    No Prefix:                                   |    |
  152.      |       +-------------------------------------------------+    |
  153.      |         Character to separate prefix from page number: .     |
  154.      |         Start Each Chapter with Page one   (Y/N):      Y     |
  155.      |                                                              |
  156.      +--------------------------------------------------------------+
  157.         
  158.      Press F10 when you have completed this screen.
  159.  
  160.      The next screen should like the screen below.  PC-INDEX has searched
  161.      for all matching filenames and displayed them along with the prefix
  162.      that you selected, the separate character, the restart flag, and the
  163.      first / each flag.  The start pagenum entry will always be zero at
  164.      this point since PC-INDEX hasn't processed the files yet.  PC-INDEX
  165.      will fill in these entries later.
  166.  
  167.      At this point you can delete complete lines so that PC-INDEX will not
  168.      process individual files.  You can also edit individual lines to
  169.      change the prefix, the separate character, or the restart flag.  The 
  170.      filename and the start pagenum cannot be changed.
  171.  
  172.      Please note that the filenames are sorted in alphabetical order and
  173.  
  174.  
  175.                                 3
  176.  
  177.  
  178.  
  179.      this is also the order that they will be processed in.  There is
  180.      nothing that you can do here to alter the order that the files will be
  181.      processed in.  If this order is not acceptable you will need to rename
  182.      your files.
  183.  
  184.  
  185.  
  186.      For this example, just leave the entries as they are.
  187.  
  188.       FILENAME      PREFIX  CHAR  RESTART           START PAGENUM  3   
  189.      +---------------------------------------------------------------+
  190.      |                                                               |
  191.      |                                                               |
  192.      |                                                               |
  193.      |                                                               |
  194.      |                                                               |
  195.      |                                                               |
  196.      |                                                               |
  197.      |SAMPLE1.DOC   SAMPLE1   .      Y                    0          |
  198.      |SAMPLE2.DOC   SAMPLE2   .      Y                    0          |
  199.      |SAMPLE3.DOC   SAMPLE3   .      Y                    0          |
  200.      |<end of list>                                                  | 
  201.      |                                                               |
  202.      |                                                               |
  203.      |                                                               |
  204.      +---------------------------------------------------------------+
  205.      Press ESCape or F10 to continue.
  206.  
  207.      PC-INDEX will begin processing the first file in the list immediately. 
  208.      It will also display the name of the file it is currently processing.  
  209.      For this example the processing should only take a few seconds.
  210.  
  211.      The next step is to build the index.  Select Build Single Word Index
  212.      from the File menu.  The build single word index function is the same
  213.      here as it is for processing just one file except for one difference. 
  214.      You will need to enter the name of the Wildcard Description File that
  215.      was just created so that PC-INDEX will know how to process the index.
  216.  
  217.  
  218.  
  219.  
  220.  
  221.  
  222.  
  223.  
  224.  
  225.  
  226.  
  227.  
  228.  
  229.  
  230.  
  231.  
  232.  
  233.                                 4
  234.  
  235.